提升企業效率的關鍵:BPM與數位化流程管理

企業流程管理 (Business Process Management, BPM)

企業流程管理 (Business Process Management, BPM) 是一種以持續改進為目標,對企業內部和企業間的業務流程進行設計、建模、執行、監控和優化的管理方法。

BPM 強調以流程為中心的管理理念,打破傳統的部門壁壘,將企業內部的各個部門和業務環節串聯起來,形成一個有機的整體,從而提高企業的整體運營效率和市場競爭力。

數位化流程管理是 BPM 的重要組成部分,通過數位化技術和工具,可以更好地實現 BPM 的各項功能,例如流程建模、流程分析、流程優化、流程自動化等。

企業流程管理的定義

以部門為導向的傳統思考模式 > 以流程為導向的思考模式

部門導向的組織觀念 VS 流程導向的組織觀念

「流程」就是企業的神經系統,血液循環系統

  • 步驟(Step)
  • 流程(Process): 流程是由為達成特定目標(Goals) 的㇐組具有邏輯上與時間上相關性的活動(Activities) 所組成的集合。
    流程是一個封閉且有限的集合,包含了組織內所有可控制的活動。每個活動之間是獨立的,沒有相互依賴的情況,使得流程分析和優化更加清晰和具體。此外,每個流程都有一個明確的起點和終點,這有助於界定流程的範圍和確定流程的結束標準。這些特徵共同確保了流程的可管理性和分析的系統性。
  • 企業流程 (Business Process): 企業流程是以企業營運目標(Business goals) 為導向, 由多個在結構上與資源運用上有相關性的流程(Processes) 所組成的集合。
    • 企業營運目標以價值(Value)來定義。
    • 相關流程可以是企業內部(Intra-organization)或企業之間(Inter-organization)。
    • 結構上的相關性指的是流程與流程之間的界面(Interface)或主從關係。
    • 資源運用上的相關性指的是流程與流程之間的資源競用關係,例如對某特定資源的優先權(Priority)。

企業流程再造(Business Process Reengineering, BPR)

BPR的定義:BPR 是一種結構化的方法,旨在分析和持續改進公司運營的基本活動。

企業流程再造的特徵:

  • 基本的、激進的、戲劇性的、變革、流程
  • 流程為導向,而非功能導向
  • 資訊技術在其中扮演著重要的推動角色
  • 需要進行組織結構重組
  • 系統 = 流程 + 表單
  • 流程導向的觀念,源自於「企業系統分析」的觀念
  • 企業策略 > 企業流程管理 > ERP系統的應用 & 工業自動化系統的應用

執行企業流程再造的步驟

  1. 確定目標和範圍
    確定企業流程再造的目標,例如:提高生產效率、降低成本或提升顧客服務質量。然後定義再造的範圍,確保所有相關的流程和部門都納入考慮範圍內。
  2. 組建BPR團隊
    組建一個專門的BPR團隊,成員應包括來自不同部門的專家和管理層。這些成員應具備對現有流程的深入了解以及對改進的創新思維。
  3. 分析現有流程
    詳細分析現有的業務流程,識別流程中的瓶頸和低效環節。這一步通常包括流程圖的繪製、數據收集和現場觀察。
  4. 設計新流程
    基於對現有流程的分析,設計全新的業務流程。新流程應以客戶需求和業務目標為導向,並應該簡化和優化流程步驟。
  5. 模擬和測試新流程
    在實施新流程之前,通過模擬和測試來驗證其可行性和效果。這可以通過軟件模擬、試點項目或小規模測試來完成。
  6. 執行新流程
    正式實施新流程,確保所有相關人員都接受了必要的培訓。實施過程中應持續監控進展,及時解決任何問題。
  7. 持續改進
    BPR是一個持續的過程,應定期檢查和評估新流程的效果,並根據實際運行中的問題和變化進行調整和改進。
  8. 變更管理
    管理變更是BPR成功的關鍵。確保所有員工都了解變更的原因和好處,並提供足夠的支持以幫助他們適應新流程。

實施BPR的關鍵因素

  • 高層支持:BPR需要高層管理的全面支持和參與。
  • 員工參與:確保所有相關人員的參與和支持,並充分考慮他們的反饋。
  • 資訊技術:利用資訊技術來支持和實現新流程,例如:ERP系統、OCR光學字元辨識、RPA等。
  • 清晰的溝通:在整個過程中保持透明和有效的溝通,確保每個人都了解進展和變更。

流程導向的觀念

流程導向的思維模式強調以「流程」為中心來分析和設計企業的運作方式,打破傳統以部門為導向的思維模式,將企業視為一個由多個相互關聯的流程所组成的有機整體。

傳統以部門為導向的思維模式,各部門往往只關注自身的職責和目標,導致部門之間的溝通協調不暢,流程破碎,效率低下。

流程導向的思維模式就像人體的神經系統和血液循環系統一樣,將企業的各個部門和環節緊密聯繫在一起,確保資訊和資源的順暢流動,從而提高企業的整體運營效率。

流程導向的資訊系統方法論

流程導向的資訊系統方法論經歷了從「企業系統分析」到「企業工程」再到「 BPM」的發展歷程:

  • 企業系統分析: 強調從「流程」的觀點出發,對企業的資訊系統進行分析和設計,其方法論側重於流程模型的建構。使用電腦輔助企業系統分析技術,強調「流程模型建構」的方法論。
  • 企業工程: 在企業系統分析的基礎上,更加強調流程的優化和重組,並將資訊系統作為實現流程優化的重要工具。包括「流程模型建構的方法論及IT架構和資料模型」的整合應用。
  • 企業流程管理(BPM): 以持續改進為目標,對企業內部和企業間的業務流程進行設計、建模、執行、監控和優化的管理方法。BPM軟體(如Bonapart)在其中扮演重要角色。

參考資料:國立中央大學企業管理學系副教授 – 呂俊德博士

數位化管理數位化流程的運算思維

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